Experienta ne-a aratat ca majoritatea organizatiilor si companiilor nu stiu cat timp trebuie sa pastreze in arhive diversele tipuri de documente, conform legii. De aceea, un procent important din documentele pe care le gasim la fata locului sunt, de fapt, expirate si ocupa inutil spatiul.
Ce legi respectam in arhivare? Se schimba ele in 2019?
Arhivarea si pastrarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, si in 2019, in conformitate cu prevederile Ordinului Ministerului Finantelor Publice nr. 2634/2015, in vigoare de la 1 ianuarie 2016, insa respectand si Legea Arhivelor.
Astfel, potrivit normelor in vigoare, arhivarea documentelor financiar-contabile se face conform unor reguli specifice, ce depind de tipul documentelor arhivate. Exista acte ce trebuie pastrate timp de 5 ani, in timp ce altele trebuie pastrate pentru 10 sau chiar 50 de ani.
Termene de pastrare: 5 ani, 10 ani, 50 de ani
Ca regula generala, registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva entitatilor timp de zece ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite.
Exista si o exceptie de la aceasta regula, si anume statele de salarii, al caror termen de pastrare este de 50 de ani.
In acelasi timp, exista si documente a caror perioada obligatorie de pastrare este de cinci ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite. Toate aceste termene se vor regasi in nomenclator.
Conform aceluiasi ordin al MFP, documentele financiar-contabile care atestă provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de cinci ani, trebuie sa fie pastrate pe toata perioada de utilizare.
Vrei sa afli mai multe despre cat timp trebuie sa pastrezi documentele din compania ta? Da-ne un mesaj aici si facem ordine in actele tale impreuna!