Am vazut multe arhive in anii pe care i-am petrecut ca experti in solutii de arhivare. Toate – dar absolut toate – au ceva in comun, la inceput: o cantitate foarte mare de documente expirate. Printre lucrurile de real folos pe care le putem face pentru compania ta, acesta este unul foarte pretios: iti tinem arhiva atat de bine sub observatie, incat tot ce este trecut de termenul legal sau asumat de pastrare, este extras din arhiva si distrus.
Ce inseamna document distrus?
Trebuie sa stii ca un document nu se poate distruge oricum, conform legii. Este foarte important ca datele sa fie distruse in completa confidentialitate, iar Global face acest lucru conform celor mai riguroase certificari, cu ajutorul celor mai noi si inovative tehnologii si procese.
Practic, distrugerea are doua etape:
- distrugerea documentelor prin tocare si/sau fragmentare amestecata
- predarea documentelor catre un colector autorizat – reciclator final.
Asadar, dupa distrugerea securizata, deseurile de hartie vor fi predate, in baza Legii 211/2012, catre firme autorizate in colectarea si reciclarea acestui tip de deseu. Iata un beneficiu de mediu important!
Ce alte beneficii mai exista?
O arhiva tinuta sub observatie si eliberata de documentele expirate iti reduce automat costurile, atat cele directe (chirie, intretinere) cat si cele indirecte (asigurare paza, conditii de depozitare).
In afara de aceste beneficii, mai exista unul – foarte important – cel al eliminarii unui stres in plus pentru tine. Global poate prelua toate obligatiile legate de arhivare si distrugerea documentelor expirate:
- selectionarea dosarelor, documentelor, registrelor cu termene de pastrare expirate si considerate nefolositoare, ce pot fi distruse in conditii de siguranta;
- preluarea de la sediul clientului a documentelor ce trebuie distruse, in baza unui Proces Verbal;
- eiberarea unui Certificat de Distrugere confidentiala;
- Preluarea cutiilor cu documente pentru distrus;
- Distrugerea propriu-zisa.
Vrei sa vezi cat de mult din arhiva ta este ocupata de documente expirate? Lasa-ne un mesaj aici si te vom contacta numaidecat!